Delegering. En mekanik.

Uppdaterat: apr 8

Som specialist utför du arbete. Som chef utför du arbete genom andra. Det är den stora skillnaden. Ett av de viktigaste verktygen för att lyckas i uppdraget är att det finns en effektiv delegering på plats. Inte bara från dig utan även från dina seniora medarbetare till juniora medarbetare. För att lyckas behövs ett gemensamt språk som förklarar integreringen mellan tre områden. 1 - Vad skall delegeras. 2 - Nivåer av ägarskap. 3 - Delegering i praktiken.



Delegering en mekanik. Magnus Lewrén AB. Malmö.


Vad skall delegeras?

Första steget är att göra en inventering. Vad ska delegeras och inte? Lista alla aktiviteter som du vanligtvis gör eller som ligger i din roll att göra. Dela upp dem i någon av dessa fem områden.


Steg 1 - Ska göra själv Detta är saker som du ska göra själv, det ligger i din roll. Är du chef bör du inte delegera ansvaret att rekrytera personal, genomföra medarbetarsamtal eller korrigerande samtal.

Detta är exempel på aktiviteter som inte delegeras.

Steg 2 - Bör göra själv Inom det här området hittar du aktiviteter som du bör göra för du har mest erfarenhet och kompetens. Har du tio års erfarenhet och andra bara fem är det troligt att du kan mer. Du har mer erfarenhet och mer kompetens. Detta är aktiviteter du bör fortsätta att göra på grund av högre förmåga.

Steg 3 - Kan delegeras Här hittar du områden och aktiviteter du kan delegera. Det kan vara att du har högre kunskap, kompetens och förmåga på grund av erfarenhet. Det kan även gå snabbare om du gör det men du arbetar genom andra och då ska du undan för undan släppa på områden och låta andra båda utföra och växa med ansvar. Detta är områden som tar tid att delgera och kräver tålamod. När ansvar och ägarskap monterats över inom dessa områden kan följdeffekter i form av medarbetarskap uppnås (detta är ägarskap på nivå C, se se nedan).

Steg 4 - Behöver göras av andra Här hittar du områden som behöver göras av andra även om du inte är på plats. Uppgifterna behöver utföras även om ingen kontrollerar, påminner eller inspirerar. Det kan dock vara på sin plats att få en avrapportering efterhand (detta är ägarskap på nivå B, se nedan)

Steg 5 - Ska göras av andra Här hittar du aktiviteter som ska göras av andra personer. Det bör finnas i deras rollbeskrivning (detta är ägarskap på nivå A. se nedan).


Nivåer av ägarskap.


När vi pratar om delegering så görs vanligtvis misstaget att göra en mängd antaganden och förutsätta att vi pratar om samma sak. För att undivka detta är det viktigt att särskilja på olika nivåer ägarskap. Vägen till ägarskap sker i tre nivåer.

C - Upplärning Nivå C är första nivå. Du har inget ägarskap eller ansvar för området men du är under upplärning. Innan aktiviteter genomförs stämmer du av med ansvarig. Efter det att aktiviteter har genomförts sker en information och återkoppling med ansvarig (nivå B).

B - Ansvarig Nivå B-nivå är ansvarig men inte ägare. Du är ansvarig men du behöver inte rådfråga, konsultera eller resonera med någon annan. Aktiviteter ligger helt i ditt ansvar att utföra men resultatet ska rapporteras till dess ägare. Ägaren av området har därefter sista ordet och kan be om rättning. Du ansvarar för uppgifterna men du äger inte resultatet och inte heller dess konsekvenser. Varken positiva eller negativa.

A - Ägare Här är områden du har fullt ägarskap för. Du behöver inte rådfråga någon. Du behöver inte rapportera till någon. Det är ditt ansvar och ägarskap och du utför uppgifter utifrån eget omdöme. Uppgifter och ansvar på den här nivån är vanligen inkluderat i din rollbeskrivning. Du ansvar även för resultatet av området inklusive dess positiva och negativa konsekvenser. Beroende på verksamhet och belastning kan du ha mandat att i din tur delegera över ansvar och ägarskap till någon annan.


Delegering i praktiken.

Att montera över ansvar från en person till en annan handlar om handlar om lärande och förståelse. En del lärande kan förstås genom information och abstraktion (sk prästmetod) och annat lärande uppnås genom att först göra (imitera) och därefter förstås (lärlingmetod). I stegen nedan sker en blandning av både information samt imitation.

Steg 1 - Jag gör och förklarar Första steget i delegering i praktiken är att jag gör och du tittar på. Jag förklar vad jag gör och även varför jag gör som jag gör. Vi går praktiskt igenom det nya området tillsammans första gången. Beroende på hur komplext området är kan detta steget upprepas flera gånger. Ägarskap är på nivå C.

Steg 2 - Du gör och frågar, jag stöttar I steg 2 är det du som gör på egen hand men jag är med som stöd. Du kan ställa frågor och jag hjälper till i den utsträckning du behöver. Vi är fortfarande i situationen tillsammans med den stora skillnaden att jag tar ett kliv tillbaka. Det är upp till dig att ta initiativet och utföra. Ägarskap är på nivå C.

Steg 3 - Du gör, konsulterar/rapporterar I det här steget är det du som utför men du konsulterar innan du börjar. I konsultationen berättar du hur du tänker, vad du har planerat och hur uppgift eller aktiviteten ska genomföras. Du konsultera innan men inte under tiden. Efter uppgiften är gjort sker en rapportering med information om vad som har hänt, en avstämning. Ägarskap är fortfarande på nivå C.

Steg 4 - Du gör och rapporterar I steg fyra gör du på egen hand. Du gör på egen hand men utan att konsultera. Du är själv ansvarig men efter utförd uppgift sker det en avstämning och rapport. Ägarskap är nu på nivå B.

Steg 5 - Du äger och gör själv Nu har du kommit till steg fem. Ägarskap och ansvar ligger nu helt och hållet hos dig. Du startar upp, genomför enligt egen planering och omdöme. Du väljer också hur, det vill säga på vilket sätt du vill genomföra uppgiften. Du har eget ansvar och det är upp till dig att bestämma vad som fungerar bäst men du äger också ansvaret för alla positiva och negativa konsekvenser. I det här steget har du möjlighet att till fullo förstå hur ditt område interagerar med andra områden. I och med en vidgad medvetenhet stärks förmågan att kunna resonera kring framtidscenarion det vill säga ”vad skulle hända om vi gjorde si” eller ”vad skulle hända om vi gjorde så”?


Delegering är ett sätt att stegvis montera över kunskap och färdighet till någon annan. I takt med att erfarenheten ökar, kvalitet och stabilitet i leverans infinner sig kan även ägarskap stegvis monteras över. Målet med delegering är en situation då ansvaret har bytt plats.


När delegering är en naturlig del av en arbetsplats finns möjlighet att uppnå en hög grad av självgående och medarbetarskap. Medarbetarskap är en situation där arbete i liten utsträckning behöver styras och kontrolleras. Istället visar alla medarbetare eget initiativ och tar ett större ägarskap. Färre saker faller mellan stolarna. Personer leder sig själv och växeldrar tillsammans med andra vid behov.

12 visningar0 kommentarer

Senaste inlägg

Visa alla